どしろうと製作所:WebLog

どしろうと製作所のBlogバージョンです。
「どしろうと製作所」のHPの記載内容とはあまり関係無いです。
気が向いたときのみ更新します。
仕事術コンテストに参加したよ(おまけ):タスク管理〜仕事が進んでいない状況での考え方
おまけとして「作業が進まない状況」においての考え方についても軽く記載しておきます。
※ここでは、「やる気」がある状況で仕事が進まない場合の方法を記載します。

前回記事の「タスク抽出」、「タスク設計」、「タスク管理」、「タスク実行」にそれぞれ分けて記載してみます。
■タスク抽出が出来ておらず進まない状況

<実際の状況>
・沢山作業を抱えている状況
・新たに仕事を渡しても、進んでいない状況
・「他の仕事があって…」という意見が聞かれる

仕事の状況を把握できず、沢山のタスクが頭の中を巡ってしまい、どれから手を付けてよいか分からなくなってしまう、という状況です。

対処方法としては、今考えている仕事は?ということを聞き出して全て書き出します。
そこから、「このタスクから実施!他は終わってから考えよう」という感じで優先順位をつけて1つずつ仕事を進めていく感じで進める方法が効果的です。


■タスク設計が出来ておらず進まない状況

<実際の状況>
・複数の作業で、どちらを先に進めればよいか分からなくなっている
・「やること」は理解しているけど、「進め方」が見えていない。

それぞれ分けて対応方法を書いてみます。

1.複数の作業で、どちらを先に進めればよいか分からなくなっている
インタフェースが決まらないと、設計が進まない。設計が進まないと、インタフェース設計者と話が進まない…といった感じで停止してしまっている場合が有ります。

この場合の対処としては、複数の作業を明確にした上で、各アウトプットの途中成果物を含めてフロー表現で考えてもらい、順番に作業をしてもらうようにしています。


2.「やること」は理解しているけど、「進め方」が見えていない。
抽象的なレベルでやることを決めて頭の中にも作業を考えているけど、やり始めたら「あれ?」と手が止まるケースが発生することもあります。
作業をさらに分解して小さく目標を決めるようにすることが効果的と思われます。

また、「このインプットが足りない」となって作業中に手を止めて探す作業が時間がかかるような場合もあります。
この場合には、一旦インプット、アウトプット、作業を整理して具体的に考えるフェーズを入れることが効果的です。


■タスク管理が出来ておらず進まない状況

<実際の状況>
・優先順位が決まっておらず、割り込み作業ばかりやっている
・作業の抜けが多く発生したりする

こちらは、多くの人が管理方法を意識していたようですので、内容は省略してみます。手帳やツール管理など、自分に合った方法を選ぶと良いと思います。


■タスク実行が出来ておらず進まない状況

<実際の状況>
・集中できない
・作業中に他の作業が気になって、タスクが切り替わってしまう

お勧めは「ポモドーロテクニック」です。また、集中できる作業環境を探す…というのも手の一つです。
※会社が集中できない環境というのはなかなか不幸なのですが

ただ、複数のことを同時に考えることがアイディアに繋がる場合もあります。

時間的に〆切が近い、1つのアウトプットに集中する場合にはポモドーロ、広く考える必要が発生するようなケースには、検討の切り替わりを許可する…といったように意識を切り替えてみるのも良いのではないのかな?と感じました。


1つのことを分解して考えることで見えてくることがあって面白いですね。
タスク管理系の考え方は好きですので、今後も考えた内容は展開したいと考えています。
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