どしろうと製作所:WebLog

どしろうと製作所のBlogバージョンです。
「どしろうと製作所」のHPの記載内容とはあまり関係無いです。
気が向いたときのみ更新します。
有料のオンラインイベント(100人ちょい規模)開催時の雑なメモ
7月前半の話ですが、有料でのオンラインイベント(100人ちょい規模)開催での記録をメモしましたので、参考となる人もいるだろうと考えて雑なメモレベルですが公開します。

なお、ツールは以下を使っています。
メインツール :「Zoom」
講演者との質疑:「Sli.do」
アンケート収集:「Googleフォーム」
■使用ツール

・Zoomで対応、YouTubeLiveとの連携もできるが、有料イベントをYouTubeで流すのは規約的に問題があるためZoomのみとしてます。
 →ただ、YouTubeLiveは記録用として確保し、運営のみで後程確認するなどはできるかもしれません。
・Zoom契約:Proで1か月契約+大規模ミーティングアドオン(500人)を使用
 →契約後1か月使用可能なので、開催2-3週間前での契約をして、動作確認&本番終了後契約解除
・質問はSli.doを活用。講演毎の質問ハッシュタグを準備
・アンケートは講演毎にGoogleフォームでアンケートを作成して、Zoomのメッセージでリンク送付
 →注意事項:アンケートに「回答回数制限」を設定するとGoogleアカウントログインが必要となる様子
   Googleフォームを使用する場合、この設定を外しておくことを推奨。


■Zoomの設定方法(思いつく限りの内容)
※Zoomはアップデートが多く、バージョンにより操作が変わる可能性が大いにあり得ます。

・パスワードありでZoom会議を設定
・参加者はログイン時ミュート&ミュート解除ができない操作とする
・講演者は全員共同ホスト設定として、任意にミュート解除可能とする
 →共同ホストの設定は、Zoomの会議室設定ではなく、Webでのログイン設定を行う必要がある。
・(当日、講演者の接続確認→参加者の接続確認と行うため)最初は待機室ONで講演者のみZoomに招待、
 参加者接続可能時間となったタイミングで待機室OFF、全員入場可能とするという手順とする。


■Sli.doの使い方

・事前にアカウント作るだけ、管理者用ツールなりの使い方は覚えたほうがいいので軽い練習は必要
・該当日に質問が有効となるように予約しておけば、当日ハッシュタグ・リンクを提供すればアクセス可能
・イベントの最初に使い方の説明を紹介+練習(サンプル質問箱を用意するなど)できるとよい


■事前準備:サテライト会場の用意
※前提:イベントでは事例投稿がありましたので、事例発表者のフォローが必要でした。

・(事例投稿に関して)途中でオンライン変更になったので採択前にOKか確認
・基調講演者にもOKか確認
・リスクとして「通信の停止」「PC上のZoom/マシンごと落ちる」ケースを想定して講演者サテライト会場を用意
 →今回は札幌&関東圏の方のみだったので、札幌&東京のサテライト会場を確保
・札幌サテライト会場は、元々借りていた会場を1部屋のみ確保して使用
・東京サテライト会場は、発表者の会社にお願いして会場を貸与→会場提供としてスポンサー相当の扱いへ
・講演者はサテライト会場での発表を推奨するが、自宅を選択してもよいものとした。
 ただし、自宅側はリスクが増えるので、細かい対策を別途実施してます。
 →今回は、サテライト会場での発表が3名、自宅/職場からの発表が2名という状況でした


■事前準備:リハーサル準備+連絡手段

・講演者への連絡手段としてSlackを準備し、当日まで/当日の連絡用として活用
 →各種連絡他に役立ちましたので、Slackを準備することは推奨です。
・リハーサルとして以下の対応を実施
 - 1週間前:講演者リハ
 - 1日前:運営側の手続き確認
・事前に講演者へリハおよび当日の参加会場(自宅/勤務先かサテライトか)を確認
 →今回はサテライト、自宅がほぼ半々でした
・いちおう参加者の確認フローは添付のように軽く作ってます




■リハーサルチェックリスト:講演者向け

※講演者リハーサルのチェック項目(参考)
・基本的な通信状況の確認
・マイク、映像性能
・画面の切り替えの手順、動画などの特殊表示をしたい場合の動作チェック
(自宅&途中でPCが落ちるケースの想定:自宅講演者のみ、サテライト会場参加の人は不要)
・電話連絡先の念のため確認
 ※スライドを実行委員、音声のみ発表者となるケースを想定

参考:実施時に想定していたこと
・1週間前に講演者リハを実施、問題がある(自宅発表の)講演者がいれば、前日に再確認を想定
 今回は、全員問題なしと判断して、前日は講演者は参加不要としてます。


■リハーサルチェックリスト:その他運営向け

・スポンサー用の動画を流して問題がないか確認
 →動画は音量が異なるので、音量バランスが問題ないような操作・準備が必要
  また、形式が異なる(動画ファイル、PPT+音声)ので、切替を上手くやるための練習は必要
・休憩中のスポンサー広告情報も動作確認
・Sli.doを使う場合、Zoomのメッセージでリンクを流す準備なども練習として流しておく
・アンケートをGoogleフォームを使っていたので、終了時にリンクを流す練習もいちおう実施


■当日運営向けの作業メモ

・講演者が残り時間を把握しづらい(特に自宅参加の方)という意見があり、
 残り時間を共有Slackでメンションして通知することにしました。
・当日発表前後にPCやZoomが落ちるケースを想定して、Slack上で発表資料を提示してもらうことにしてます
 →発表ギリギリで確保できればOKという扱いで、リスク対策です。
・各講演時の流れ
 - 講演前に画面共有してもらう
 - 司会から紹介、発表へ
 - (ZoomのメッセージでSli.do質問リンクを提示(Zoomメッセージ連絡は複数回行うとよい))
 - 講演5分前などに、講演者へSlackでメンションして時間連絡を実施
 - 発表終了
 - 質疑担当(ハウリング対策で講演者のサテライト会場とは別の会場から)が
  Sli.doの上位質問を読み上げて質問を実施、回答をするようにする
 - 時間終了
 - (Zoomのメッセージで該当講演のアンケートリンクを提示)


■サテライト会場に対するちょっとしたTIPS

・全員がPCを持って画面を見る状況となる。マイク・スピーカーが複数ONになるとハウリングする
 そのため、スピーカーホンで会話の入出力を統一するか、
 誰かがサテライト会場で講演する際には全員イヤホンをするという対応を行うことを推奨します。


■当日メモ(ざっくばらん)
当日の状況が分かる参考リンク

・講演者は9:15に接続確認+共同ホスト設定を実施、特に問題なし
・参加者向けとして9:30から待機室OFF、全員入場可能の設定に変更
(参考:開始は10時から)
・音声の設定確認ができないので、とりあえず何か話す方向として開始時間まで
 「うえだとねもとのオールヌーン北海道(マイクチェック)」開催。
 →今後は、この時間に何かネタを用意してもいいかも
・オープニング→スポンサー→基調講演と問題なく実施
・基調講演者からは、「サテライト会場だと反応が見えてよい」という意見をいただいてます
・途中、事例発表の1名が(業務で)Zoomを抜けて再度入ったため、共同ホスト設定をやり直ししてます
 →昼休憩などでZoomを一度はずしても再設定が必要となるので注意
 →こちらも、Slackで連絡をやり取りすることで再設定ができるようフォロー
・Sli.doは質問が出ないケースもあるので、呼び水としていくつか質問を流すというケースもありそうです
・全体として問題はなく進んだが、招待講演の質疑応答のタイミングで
 講演者のいる札幌サテライト会場で通信トラブル?が発生し5分ほど停滞→復旧
・また、招待講演の質疑担当のPC上でZoomが落ちてしまったので、代替PCで質問をするなども発生
 →サテライト会場で実施したリスク対策がいちおう効果のあった部分でした


■トラブル対応(中間での通信停止時)

・講演者のいるサテライト会場の通信やPCが落ちた場合、Zoom全体の影響か、サテライト会場側の問題かを
 手早く判断する必要があるので、ある程度チェック項目を作った方がよいかもしれない
・他の通信手段で接続している人が会話できるか、他サテライト会場がある場合に話ができるかなど
・運営が手早く状況を判断する手順などを用意して、参加者への連絡を行う対応ができるとよいと思われます
| コミュニティ | 16:07 | comments(0) | - |









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